Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Hay hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu hoặc thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Đều là những thắc mắc được nhiều người quan tâm khi có nhu cầu cần sử dụng giấy tờ được cấp ở nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn cũng có chung mối bận tâm trên, hãy cùng theo dõi nội dung bài viết để có câu trả lời phù hợp.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc con dấu, chức danh hay chữ ký trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận để những tài liệu hoặc giấy tờ ấy được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.
Nói theo cách đơn giản, đây là thủ tục hành chính giúp hợp pháp hóa các loại giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp, nhằm mục đích sử dụng được chúng trong các giao dịch dân sự tại Việt Nam. Tuy nhiên, hợp pháp hóa lãnh sự không công nhận giá trị pháp lý cho thông tin trên giấy tờ cấp bởi nước ngoài. Do đó với một số giao dịch, các giấy tờ này cũng cần được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra và xác minh lại nội dung bên trong.
Ví dụ, nếu muốn sử dụng bằng cấp đại học do nước ngoài cấp để xin việc tại Việt Nam, bạn phải hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp đó. Đồng thời, bạn cũng cần nộp hồ sơ xin xác nhận giá trị bằng cấp tại Bộ Giáo dục và Đào tạo để đảm bảo tính hợp pháp của nội dung thông tin trên bằng cấp.
2. Giấy hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Tương tự khái niệm ở phần 1, giấy hợp pháp hóa lãnh sự là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, nhằm xác nhận tính hợp pháp của chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp.
2.1. Các loại giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự
Hiện nay ở nước ta, các loại giấy tờ cần được thực hiện thủ tục này sẽ bao gồm:
- Các loại giấy tờ cá nhân: chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy kết hôn,…
- Các loại giấy tờ pháp nhân: giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, văn bản hợp đồng,…
- Các văn bằng, chứng chỉ: bằng cấp đại học, cao đẳng, chứng chỉ ngoại ngữ,…
- Các loại giấy tờ khác: giấy tờ nhà đất, sổ hồng, sổ đỏ, giấy ủy quyền, bản án, giấy tờ di sản, giấy tờ bảo hiểm,…
- …
2.2. Các trường hợp cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự
Bên cạnh đó, việc hợp pháp hóa cũng cần được tiến hành nếu bạn cần thực hiện một số loại hoạt động sau:
- Ký kết hợp đồng mua bán, hợp đồng hợp tác đầu tư có sử dụng tài liệu do nước ngoài cấp
- Làm thủ tục mở chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
- Tham gia đấu thầu, mua sắm công
- Xin cấp visa, giấy phép lao động, giấy phép cư trú cho người lao động nước ngoài
- Đăng ký kết hôn, ly hôn với người nước ngoài
- Làm thủ tục thừa kế có liên quan đến yếu tố nước ngoài
- Giải quyết tranh chấp dân sự, hình sự có yếu tố nước ngoài
- Làm thủ tục nhập hàng hóa nước ngoài vào Việt Nam
- Thay đổi thông tin cá nhân trên giấy tờ tùy thân của người nước ngoài
- Hoàn thiện thủ tục pháp lý cho các giao dịch bất động sản
- …
> Xem thêm: Hợp pháp hoá lãnh sự giấy kết hôn
> Xem thêm: Hợp pháp hóa giấy khai sinh
3. Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu sẽ tùy thuộc vào nơi bạn đang sống, cụ thể như sau.
3.1. Địa chỉ nộp hồ sơ tại Việt Nam
Các cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục bao gồm:
- Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam:
– Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
– Điện thoại: (04)37.993.125
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
– Địa chỉ: số 6 Alexandre de Rhodes, P.Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
– Điện thoại: (028)38.224.224
- Ngoài 2 cơ quan này, Bộ Ngoại giao còn ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trên toàn quốc.
3.2. Cơ quan thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài
Ở nước ngoài, thủ tục sẽ được thực hiện bởi các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài.
> Xem thêm: Hợp pháp hoá lãnh sự đại sứ quán Đức
> Xem thêm: Hợp pháp hoá lãnh sự đại sứ quán Hàn Quốc
> Xem thêm: Hợp pháp hoá lãnh sự tại Hà Nội
4. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự cần những giấy tờ nào?
Hồ sơ được yêu cầu để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự thường bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự: điền thông tin theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online.
- Bản chính giấy tờ tùy thân: nếu nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, bạn cần chuẩn bị đầy đủ chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu. Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, bạn cần gửi bản sao của giấy tờ tùy thân.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự: bản gốc của giấy tờ, tài liệu đã được Bộ Ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.
- Bản dịch giấy tờ, tài liệu: Bản dịch sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.
- Bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và bản chụp bản dịch: bản sao của giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận, cũng như bản chụp của bản dịch tài liệu.
- Bản gốc và bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan: nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ bổ sung (nếu cần thiết để kiểm tra tính xác thực của hồ sơ): giấy ủy quyền nếu nộp hồ sơ qua người khác, giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng (hợp đồng, văn bản đề nghị,…), giấy tờ chứng minh hoàn cảnh gia đình (giấy khai sinh) đối với trường hợp hợp pháp hóa giấy tờ cá nhân).
Lưu ý, giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ để đảm bảo tính trọn vẹn và xác thực của hồ sơ.
5. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Thông thường, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được chia thành hai bước sau đây:
5.1. Bước 1: Thực hiện chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài
Bạn cần mang các giấy tờ, tài liệu được cấp ở nước ngoài cần đến chứng thực tại các cơ quan như:
- Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền được đặt tại quốc gia nơi giấy tờ được ban hành
- Bộ phận ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền lãnh sự của quốc gia cấp giấy tờ được đặt tại Việt Nam.
5.2. Bước 2: Tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự
Sau khi đã có giấy tờ được chứng nhận lãnh sự, bạn tiếp tục mang các giấy tờ đó cùng với hồ sơ được yêu cầu (đã được đề cập tại phần hồ sơ ở bên trên) đến cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Các tài liệu, giấy tờ nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có hiệu lực trong vòng 90 ngày (kể từ ngày đóng dấu) theo quy định tại Việt Nam.
Khi đã hoàn thành, nếu giấy tờ, tài liệu không phải bằng tiếng Việt, bạn cần thực hiện công chứng dịch thuật sang tiếng Việt để có thể sử dụng chính thức tại Việt Nam.
6. Các lưu ý về hồ sơ và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Trong quá trình làm hồ sơ và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bạn cũng cần lưu ý các vấn đề sau đây.
6.1. Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự
Với các hồ sơ và giấy tờ đầy đủ, đúng quy định thì thời gian thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự thường mất từ 01 – 05 ngày và không quá 07 ngày làm việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt (cần xác minh tính xác thực của chức danh, con dấu, chữ ký trên giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự) thời gian này có thể kéo dài hơn.
6.2. Quy định về giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự
Để quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi, bạn cần chú ý các quy định sau:
- Các loại giấy tờ cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa chữa (nếu có phải được đính chính theo quy định pháp luật)
- Các loại hồ sơ, giấy tờ sau đây cũng sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự:
– Bị cấp sai, chứng nhận sai, chứng nhận giả mạo…
– Có chữ ký, con dấu nhưng không phải là chữ ký gốc và con dấu gốc
– Giấy tờ, hồ sơ có các chi tiết mâu thuẫn nhau
– Nội dung sai, xuyên tạc, xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam
- Có thể nhờ người khác nộp hộ hồ sơ nếu các giấy tờ, thủ tục được xác định là hợp pháp
- Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt và tiếng Anh
6.3. Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự
Đối với chi phí hợp pháp hóa lãnh sự, Bộ Tài chính đã quy định trong Thông tư 157/2016/TT-BTC với các mức phí sau:
- Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
- Chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
- Cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 đồng/bản/lần
Đây là mức phí áp cho người tự nộp trực tiếp hồ sơ. Nếu bạn chọn thực hiện thủ tục thông qua các công ty hỗ trợ làm hợp pháp hóa lãnh sự, chi phí sẽ được cộng thêm phí dịch vụ (giá tiền sẽ thay đổi tùy theo chính sách của từng công ty).
Hiện tại, nếu công việc quá bận rộn, không có đủ thời gian để tìm hiểu kỹ về quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cũng như muốn tránh sai sót khiến hồ sơ bị trả về, bạn có thể lựa chọn Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại ASEAN. Chúng tôi là đơn vị đã có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này trên toàn quốc, đảm bảo giúp khách hàng hoàn thành hồ sơ nhanh chóng với chi phí hợp lý nhất.
Để nhận báo giá và tư vấn, bạn có thể liên hệ cho ASEAN theo các phương thức sau:
- Hotline: 0936.336.993
- Điện thoại: (024)73.049.899 (Hà Nội), (028)39.273.717 – 0589.038.668 (Sài Gòn)
- Email: hanoi@dichthuatasean.com (Hà Nội), saigon@dichthuatasean.com (Sài Gòn)
- Website: https://dichthuatasean.com
- Văn phòng Hà Nội: Số 28 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
- Văn phòng Sài Gòn: Số 441 Lý Thái Tổ, P.9, Q.10, TP.HCM
