Trong bài viết hôm nay, Dịch thuật ASEAN sẽ chia sẻ với các bạn những vấn đề có liên quan tới hợp pháp hóa lãnh sự, như khái niệm, hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu? Quy trình và quy định về hợp pháp hóa lãnh sự thế nào? Cùng xem bài viết sau để hiểu hơn về vấn đề này nhé!
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc con dấu, chức danh hay chữ ký trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận để những tài liệu hoặc giấy tờ ấy được công nhận và sử dụng tại Việt Nam” (Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự).
Cơ quan có thẩm quyền trong nước:
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
hoặc nước ngoài:
- Cơ quan đại diện ngoại giao
- Cơ quan lãnh sự
- Cơ quan khác được ủy quyền của Việt Nam để thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài
Cần chú ý, “hợp pháp hóa lãnh sự” khác với “chứng nhận lãnh sự”, ở điểm:
- Hợp pháp hóa lãnh sự là áp dụng với giấy tờ, tài liệu của nước ngoài, sử dụng tại Việt Nam
- Chứng nhận lãnh sự là áp dụng với giấy tờ, tài liệu của Việt Nam, sử dụng tại nước ngoài
Mẫu giấy chứng nhận “Hợp pháp hóa lãnh sự”
Xem ngay: Phiên dịch tiếng Trung chuyên nghiệp, chất lượng – Công ty dịch thuật
Địa chỉ làm hợp pháp hóa lãnh sự
Khách hàng là tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp đang ở Việt Nam có nhu cầu làm hợp pháp hóa lãnh sự có thể tới:
Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam (Hà Nội)
- Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: (+84 4) 3.7993125
- Fax: (+84 4) 3.8236928
- Email: cls.mfa@mofa.gov.vn
Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TP. HCM
- Điện thoại: (84-28) 3822 4224 – 3822 3055
- Fax: (84-28) 3825 1436 – 3829 7785
- Email: sngoaivu@tphcm.gov.vn
Ngoài ra, nếu đang ở nước ngoài, các bạn cũng có thể tới trực tiếp Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam nước sở tại để thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Xem ngay: Dịch thuật giấy đăng ký kết hôn và những điều cần biết
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự
Đối với trường hợp sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam
Đầu tiên, cần chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài bằng cách tới:
- Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền tại các Quốc gia sở tại (nơi văn bản đó được ban hành)
- Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền chứng thực tại Việt Nam
Sau đó:
- Chuẩn bị hồ sơ để làm hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định
- Nộp hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam
- Chờ lấy kết quả theo giấy hẹn (đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự)
- Dịch thuật công chứng các giấy tờ, tài liệu đã được thông qua để sử dụng tại Việt Nam (nếu giấy tờ đã là tiếng Việt thì có thể bỏ qua bước cuối này)
Đối với trường hợp sử dụng giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài
Đầu tiên cũng cần thực hiện chứng nhận lãnh sự bằng cách chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam.
Sau khi được đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự, chỉ cần mang toàn bộ hồ sơ này cùng đơn yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia mà bạn sẽ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự.
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự bao lâu?
Với các hồ sơ và giấy tờ đầy đủ, đúng quy định thì thời gian thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự thường mất từ 01 – 05 ngày và không quá 07 ngày làm việc.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt (cần xác minh tính xác thực của chức danh, con dấu, chữ ký trên giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự) thời gian này có thể kéo dài hơn.
Xem ngay: Dịch tiếng anh online được ưa chuộng nhất hiện nay
Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước có liên quan là thành viên
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao ngoại giao hoặc trực tiếp giữa cơ quan có thẩm quyền Việt Nam và nước ngoài
- Giấy tờ, tài liệu được miễn theo quy định của pháp luật Việt Nam
- Giấy tờ, tài liệu không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự
- Đã bị tẩy xóa hay sửa chữa, nhưng không đính chính theo pháp luật quy định
- Trong hồ sơ đề nghị xuất hiện các chi tiết mâu thuẫn nhau
- Các loại hồ sơ giả mạo, do cấp hoặc chứng nhận sai thẩm quyền
- Không phải là giấy tờ có chữ ký, con dấu gốc, con dấu gốc
- Nội dung trong tài liệu có ý xâm phạm lợi ích Nhà nước Việt Nam
Các quy định khi làm hợp pháp hóa lãnh sự
- Các loại giấy tờ cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa chữa (nếu có phải được đính chính theo quy định pháp luật)
- Các loại hồ sơ, giấy tờ sau đây cũng sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự:
- Bị cấp sai, chứng nhận sai, chứng nhận giả mạo…
- Có chữ ký, con dấu nhưng không phải là chữ ký gốc và con dấu gốc
- Giấy tờ, hồ sơ có các chi tiết mâu thuẫn nhau
- Nội dung sai, xuyên tạc, xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam
- Khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự sẽ bị thu phí (tùy từng Quốc gia, lệ phí sẽ khác nhau)
- Có thể nhờ người khác nộp hộ hồ sơ nếu các giấy tờ, thủ tục được xác định là hợp pháp
- Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt và tiếng Anh
- Trong hồ sơ nộp để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, cần chú ý:
- Có dấu giáp lai giữa các tờ (nếu giấy tờ, hồ sơ có từ 02 tờ trở lên)
- Trước khi Nhà nước Việt Nam thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự để được sử dụng tại Việt Nam, giấy tờ nước ngoài cần được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận
- Các tài liệu, giấy tờ nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có hiệu lực trong vòng 90 ngày (kể từ ngày đóng dấu) theo quy định tại Việt Nam
Hy vọng với những thông tin trên, các bạn đã hiểu hơn về thủ tục, các loại giấy tờ và trình tự hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài.
Xem ngay: Dịch thuật Asean: Đơn vị Dịch tiếng Nhật sang tiếng Anh chất lượng NHẤT
